Die sechs Phasen einer erfolgreichen Verhandlung

Philine von Bargen

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Mann mit Anzug sitzt neben Frau und Mann und schüttelt Gegenüber am Tisch die Hand

Ein erfolgreicher Verhandlungsprozess ist oft der Schlüssel zu erfolgreichen Geschäftsabkommen, persönlichen Beziehungen und der Lösung von Konflikten. In diesem Blogbeitrag werden die sechs Phasen eines erfolgreichen Verhandlungsprozesses detailliert beleuchtet und erläutert, wie sie den Verlauf und den Ausgang einer Verhandlung maßgeblich beeinflussen können.

Von der sorgfältigen Vorbereitung bis zur reibungslosen Umsetzung, von der Kunst des positiven Einstiegs bis zur gekonnten Verhandlungsführung, von der Analyse der Forderungen bis zur abschließenden Einigung – jede dieser Phasen spielt eine unverzichtbare Rolle im komplexen Gefüge einer erfolgreichen Verhandlung. Im Folgenden werden die sechs Phasen Vorbereitung, Opening, Analyse, Führung, Einigung und Umsetzung im Detail betrachtet unter Berücksichtigung verschiedener Aspekte der Verhandlungsteilnehmer.

Sechs Phasen einer Verhandlung in kreisrunden Grafiken dargestellt

Phase 1: Vorbereitung

Die Vorbereitung auf eine Verhandlung ist von entscheidender Bedeutung. Sie erfordert eine klare Zielsetzung, bei der sowohl das Mindest- als auch das Höchstziel im Verhandlungsteam definiert werden. Dies schafft den Rahmen, um die Verhandlungsbasis und die Bereitschaft zur Kompromissfindung zu ermitteln.

Das Stakeholdermanagement spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Es ist entscheidend zu wissen, ob Verhandlungspartner:innen die eigenen Interessen unterstützen oder nicht, da Verhandlungen immer auf Interessenkonflikten und Abhängigkeiten beruhen.

Nachdem die Verhandlungsbasis und die Ausgangslage geklärt sind, ist es wichtig, die Rollen im Verhandlungsteam zu verteilen und eine klare Agenda festzulegen. Umfassende Informationsbeschaffung durch Recherche und Gespräche kann dabei hilfreich sein.

Phase 2: Einstieg

Der Start einer Verhandlung legt den Grundstein für den weiteren Verlauf. Um Konflikte zu vermeiden, sollte man positiv in das Gespräch einsteigen und Gemeinsamkeiten betonen. Achten Sie auf positive Äußerungen, um eine Beziehung zum Gegenüber aufzubauen.

Small Talk oder Light Social Conversation kann dabei helfen, das Gespräch zu stabilisieren und ein Vertrauenslevel zum Verhandlungspartner aufzubauen. Dies sollte in den ersten Gesprächsminuten in einer Atmosphäre auf Augenhöhe erfolgen.

Phase 3: Analyse

Die Analyse markiert den Beginn der eigentlichen Verhandlung und die Präsentation von

Forderungen. Diese Phase ist das Herzstück der Verhandlung und erfordert, dass Forderungen platziert, nicht nur Argumente formuliert werden. Das Ziel ist es, das Verhandlungsfenster so zu nutzen, dass möglichst viele und konkrete Forderungen platziert werden können. Forderungen sollten im Konjunktiv formuliert werden:

· „Könnten Sie sich vorstellen, dass…?“

· „Wäre es eine Option, dass…?“

Es sind zwei Prinzipien zu beachten:

1. Verhandlungen scheitern oft an mangelnden Forderungen.

2. Jede Forderung sollte mit konkreten Zahlen oder Aufgaben verknüpft sein, um Missverständnisse zu vermeiden.

Kurz gesagt, Verhandlungen scheitern selten aufgrund hoher Forderungen, sondern aufgrund von Missverständnissen.

Phase 4: Führung des Dialogs

In Phase 4 geht es darum, die Führung in der Verhandlung zu übernehmen. Verhandlungsführung bedeutet nicht, das beste Argument zu haben, sondern den Prozess zu beeinflussen. Dies erfordert den Einsatz unterschiedlicher Methoden und Strategien, darunter die Wahl der Verhandlungsstrategie, die Nutzung von Werkzeugen und den Einsatz verschiedener Fragetechniken.

Führung – Wahl der Verhandlungsstrategie

Es gibt zwei Strategien, die sich für die Verhandlungsführung eignen:

1. Low Hanging Fruits First: In Verhandlungen, in denen das Vertrauen bisher nicht etabliert ist, beginnt man mit einfachen Forderungen. Diese bauen Vertrauen auf und mindern Konflikte.

2. Address the important issue first: Es kann auch sinnvoll sein, mit den wichtigsten Forderungen zu beginnen, um Dringlichkeit zu schaffen und diesen Punkten genügend Zeit zu widmen. Dies klärt früh, worum es wirklich geht, kann jedoch riskant sein.

Führung – Werkzeuge

Zusätzlich zur Wahl der Verhandlungsstrategie stehen folgende Werkzeuge zur Verfügung:

1. Zusammenfassen: Wenn beide Seiten einer Forderung zustimmen, ist es hilfreich, die Vereinbarungen schriftlich festzuhalten.
Beispiel: Vielen Dank, Frau Meier. Wir kommen gut voran. Bis zum 31. Mai kommen wir gemeinsam zu einer Lösung und können den Website-Launch mit einem Gesamtbudget von 50.000 Euro abschließen.

2. Trading: Wenn mehrere unbeantwortete Forderungen auf dem Tisch liegen, können diese gehandelt werden, wobei nicht die Forderungen selbst, sondern die damit verbundenen Zahlen verhandelt werden, wie zum Beispiel die Höhe des Budgets, die Anzahl der Services im Angebot oder die Deadline des Abgabetermins.

Führung – Fragetechniken

Es gibt drei wichtige Fragetechniken:

1. Offene Fragen, um Informationen zu sammeln. Beispiel: Wie stellen Sie sich den Zeitplan vor?

2. Optionsfragen, um Auswahlmöglichkeiten vorzugeben.
Beispiel: Sollen wir uns am 5. oder 6. April zur weiteren Rücksprache treffen?

3. Fragen nach Commitment, um Entscheidungen zu erzwingen. Beispiel: Haben wir einen Deal oder nicht?

Führung – Anker-Effekt

Das Setzen eines Ankers, indem man zuerst eine Forderung oder Zahl nennt, kann den Verhandlungserfolg beeinflussen. Dieser Anker sollte mit einer konkreten Zahl verknüpft und kann nicht ignoriert werden. Sollte der Verhandlungspartner zuerst einen Anker setzen, sollten Sie keinen Gegenanker direkt setzen, sondern einen „eigenen Anker“, d.h. ein eigenes und zusätzliches Thema einbringen.

Phase 5: Einigung

In dieser Phase erfolgt entweder die Einigung oder die Nichteinigung. Bei einer Einigung sollten die vereinbarten Punkte klar benannt und die nächsten Schritte definiert werden.

Beispiel: Vielen Dank für den guten Austausch heute und dass wir uns auf die folgenden Punkte (…) verständigen konnten. Bis zum 6. April liefern wir Ihnen die geforderten Informationen zu, sodass Sie am 13. April das Projekt aufnehmen können.

Bei einer Nichteinigung sollte Raum für eine erneute Verhandlung gegeben werden, um das Gesicht der Verhandlungspartner:innen zu wahren.

Dies kann durch folgenden Satz geschehen:

Aus unserer heutigen Sicht und auf Basis der vorliegenden Angebote (…) ist eine Einigung nicht möglich. Durch diese Aussage wird eine „Brücke“ zum Gegenüber gebaut. Es bleibt jedoch Spielraum für eine erneute Verhandlungseröffnung, sodass Parameter von Forderungen möglicherweise angepasst werden können.

Phase 6: Umsetzung

Nach Abschluss der Verhandlung beginnt die Umsetzung der vereinbarten Forderungen. Eine Kontrolle der Schritte ist ratsam, um sicherzustellen, dass die Vereinbarungen eingehalten werden. Sowohl bei Einigung als auch bei Nichteinigung sollten die Verhandlungsparteien auf eine mögliche Nachverhandlung vorbereitet sein.

Die Trennung von Person und Sache ist entscheidend, um den Verhandlungserfolg nicht zu gefährden. Ein professioneller Umgang sowohl mit Einigungen als auch mit Nichteinigungen ist von großer Bedeutung.

Fazit

Ein erfolgreicher Verhandlungsprozess erfordert sorgfältige Vorbereitung, gekonntes Opening, kluge Analyse, effektive Führung, klare Einigung und reibungslose Umsetzung. Die Anwendung der richtigen Strategien, Werkzeuge und Fragetechniken in jeder Phase ist entscheidend für den Erfolg. Letztendlich kommt es darauf an, die Beziehungsebene von der Verhandlungsebene klar zu trennen und den Prozess professionell zu steuern. Ein erfolgreiches Verhandlungsteam sollte flexibel sein und bereit sein, sowohl bei Einigungen als auch bei Nichteinigungen angemessen zu handeln.

Philine von Bargen
Über die Autor:in: Philine von Bargen

Philine ist Head Of Marketing & PR. Kommunikation ist ihre Leidenschaft. Die studierte Kommunikationswissenschaftlerin liebt den Blick hinter die Kulissen. Die Arbeit in der PR-Agentur hat ihr gezeigt: Egal ob Fachtext, Blogbeitrag, Social Media Posting oder Videobotschaft: Auf die Zielgruppe kommt es an!