SmartStash: Digitales Wissensmanagement auf Basis von Microsoft 365
Die Ausgangssituation
Herausforderung: Verbesserung und Neustrukturierung des digitalen Wissensmanagements
Als Anbieter für Customer Experience Management betreut impacx Kund:innen aus den unterschiedlichsten Branchen. Darunter befinden sich eine Vielzahl an kleinen und mittelständischen Unternehmen ebenso wie kommunale Unternehmen oder Großkonzerne. Dies führt dazu, dass die Mitarbeitenden täglich mit einer Vielzahl von unterschiedlichsten Kundenanliegen konfrontiert werden. Diese reichen von technischen Produktfragen, über Fragen zu Bestellungen, bis hin zu Retouren und Reklamationen. Es wird schnell deutlich, wie anspruchsvoll und komplex die Bearbeitung solcher Kundenanfragen ist und wie entscheidend ein zentrales Wissensmanagement-System ist, um stets kompetent und professionell auf Kundenanfragen reagieren zu können. Das gesamte benötigte Wissen muss folglich strukturiert, archiviert und insbesondere stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden.
Bislang hat impacx individuell auf die Anforderungen der Auftraggeber:innen reagiert. Je nach Komplexität wurde mit unterschiedlichen Help-Desk-Lösungen oder Wikis auf Grundlage von Confluence gearbeitet. Es gab somit eigene Software-Lösungen und Wissensmanagement-Ablagen für jede Auftraggeber:in. Ein System, das im Prinzip funktioniert hat, jedoch aufgrund seiner begrenzten Funktionalität einige Herausforderungen mit sich brachte.
Da impacx die Qualität des Wissensmanagements weiter verbessern wollte, entstand der Bedarf nach einem neuen System, das einen erweiterten Funktionsumfang bietet und die steigenden Anforderungen optimal erfüllt. Neben einer leistungsstarken Schlagwortsuche, die den Mitarbeitenden das schnelle Auffinden von Inhalten erheblich erleichtert, sollte das neue System umfassendere Möglichkeiten zur konsistenten Strukturierung von Informationen bieten. Darüber hinaus sollte die neue Lösung die Implementierung von Rechte- und Rollenkonzepten unterstützen, um Wissen gezielter an die Mitarbeitenden zu verteilen und Informationen effektiv vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Während das alte System ausschließlich den Mitarbeitenden von impacx zugänglich war, sollte die neue Lösung auch Auftraggeber:innen die Möglichkeit bieten, neue Informationen selbst einzupflegen, um den Prozess des Wissensmanagements noch effizienter zu gestalten.
Das Projekt
Auf der Suche nach einer neuen digitalen Wissensmanagement-Lösung zur Abbildung und Vereinfachung der Kundenserviceprozesse hat sich impacx an Fellowmind gewandt. Da impacx Microsoft 365 ohnehin bereits im Einsatz hatte, bot es sich an, auf eine Wissensmanagement-Lösung zu setzen, die ebenfalls auf Microsoft 365 basiert und sich perfekt in die bestehende Umgebung integrieren ließ. Mit SmartStash wurde eine Lösung geboten, die viele der benötigten Funktionalitäten out-of-the-box mitbrachte und in der die noch fehlenden Features schnell implementiert werden konnten. Dabei war das Projekt durch den Einsatz von SmartStash in einem ganz neuen Kontext auch für das Team von Fellowmind eine spannende Erfahrung.
Der Live-Einsatz von SmartStash als Service-Tool stellt natürlich noch einmal andere Anforderungen an das Produkt als die Verwendung als klassisches Wissensmanagementsystem.Die notwendigen Anpassungen waren jedoch ohne großen Aufwand umsetzbar, was die Flexibilität von SmartStash als WMS bzw. IMS unter Beweis stellt.
David Hosni, Consultant Modern Work
Nachdem SmartStash an die Bedürfnisse von impacx angepasst wurde, startete eine 6-monatige Pilotphase, in der der Einsatz von SmartStash gemeinsam mit einem 12-köpfigen Team anhand eines Pilot-Kundenunternehmens getestet wurde. Eine Besonderheit bestand darin, dass neben dem impacx Team auch Mitarbeitende des Pilot-Kundenunternehmens an der Konzeptionierung des Systems in dieser Phase beteiligt waren. Durch diese enge Zusammenarbeit konnte SmartStash von Beginn an präzise auf die Bedürfnisse aller Beteiligten zugeschnitten und in der Folge ein reibungsloser Projektablauf gewährleistet werden.
Das Ergebnis
Eine Informations- und Wissensdatenbank für den digitalen Customer Experience Service von impacx
Im Ergebnis haben wir gemeinsam ein digitales Wissensmanagementsystem implementiert, das optimal an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden von impacx und deren Auftraggeber:innen angepasst ist.
Dank einer alle Inhalte umfassenden Volltextsuche, die sich mit Filtern einfach auf einzelne Auftraggeber:innen und andere Merkmale einschränken lässt, hat sich der Zugriff auf Wissen für alle Mitarbeitenden enorm vereinfacht. Die Grundlage hierfür bildet gemeinsam mit gut aufbereiteten Inhalten insbesondere die konsistente Ablagestruktur. Neben der Möglichkeit, Inhalte über die Schlagwortsuche schnell aufzufinden, konnte auf Basis von SmartStash ein detailliertes Rechte- und Rollenkonzept implementiert werden. Auf diese Weise werden nicht nur relevante Inhalte schneller auffindbar, neue Inhalte können auch gezielt an die jeweiligen Mitarbeitenden verteilt werden. So wird nicht nur die Aktualität und Qualität der Inhalte garantiert. Mittels Lesebestätigungen kann dank des neuen Rechte- und Rollenkonzeptes sichergestellt werden, dass Mitarbeitende die für sie relevanten neuen Informationen tatsächlich zur Kenntnis nehmen.
Auch im Hinblick auf den Datenschutz bietet das neue Rechte- und Rollenkonzept erhebliche Vorteile. So wird sichergestellt, dass Mitarbeitende nur die für sie tatsächlich relevanten Inhalte sehen und abrufen können. Darüber hinaus hat die entsprechende Auftraggeber:in Zugriff auf ausgewählte Inhalte in SmartStash. Inhalte können so gemeinsam im System begutachtet und Änderungen von beiden Seiten initiiert werden.
Das System ist so ausgelegt, dass neue Inhalte oder Änderungen von den Auftraggeber:innen selbst vorgenommen werden können. Anschließend werden die zuständigen Mitarbeitenden von impacx automatisch von SmartStash über die vorgenommenen Änderungen informiert. Eine Prüfer:in von impacx gibt diese Inhalte dann nur noch frei. Auf diese Weise entfällt das aufwendige händische Einpflegen von Änderungen. Die Mitarbeitenden von impacx haben noch mehr Zeit sich auf das Wesentliche, nämlich einen herausragenden Service für die Endkund:innen zu konzentrieren.
Für uns liegt der große Mehrwert von SmartStash in der Kollaborationsmöglichkeit mit unseren Auftraggeber:innen. Durch das gemeinsame Bearbeiten der Wissensdatenbank lässt sich der händische Aufwand für die Datenpflege drastisch reduzieren und alle relevanten Informationen können stets aktuell gehalten werden.
Bernhard Sack, Geschäftsführer impacx services GmbH
Vorteile: Bessere Übersichtlichkeit, Kategorisierung und Automatisierung
Zur schnelleren Auffindbarkeit der Inhalte trägt neben der neuen Struktur und der Schlagwortsuche auch die Kategorisierung von Inhalten bei. Während in den alten Wikis kein konsistentes Ablagesystem etabliert war, ist es nun möglich, Inhalte zu taggen und anschließend nach den entsprechenden Tags zu filtern.
Jeder Stash ist unterteilt in die Kategorien „Wissen“, „Neuigkeiten“, „FAQ“ und „Archiv“. Während unter der Kategorie „Wissen“ die grundsätzlichen Informationen für den Service auffindbar sind, werden aktuelle und nur kurz geltende Informationen der Kategorie „Neuigkeiten“ zugewiesen und an die relevanten Personen verteilt. Weiterhin haben die Mitarbeitenden von impacx die Möglichkeit, besonders häufig gestellte Fragen in Form von „FAQ-Beiträgen“ festzuhalten, diese als FAQ zu taggen, um sie dann über die entsprechende Kategorie noch schneller aufrufen zu können. Im „Archiv“ werden veraltete Inhalte aufbewahrt, sodass bei Bedarf auch auf eine Art Änderungshistorie zugegriffen werden kann.
Insgesamt ergibt sich für die Mitarbeitenden von impacx, die schließlich die meiste Zeit ihres Arbeitstages mit dem Wissensmanagementsystem arbeiten, eine ganz neue Arbeitserfahrung. Während die Arbeit mit den einzelnen Wikis eher einer digitalen Loseblattsammlung glich, deren Nutzung aufgrund des Fehlens einer konsistenten Struktur wenig intuitiv war, steht ihnen mit SmartStash nun ein hochintuitives Wissensmanagementsystem zur Verfügung. Es erleichtert ihnen den Arbeitsalltag dank diverser neuer Features und nutzerfreundlicher Strukturen erheblich.
Ich freue mich, ein Teil der spannenden Reise von impacx zu Ihrem Modern Workplace zu sein. Die Ablösung eines einzigen Tools kann so viel Einfluss auf den täglichen Arbeitsalltag haben, was viel Change-Management bedeutet und von den Projektbeteiligten exzellent vorangetrieben wurde!
Leslie Emder, Account Manager Fellowmind Germany GmbH
Nach dem erfolgreichen Go-Live werden aktuell weitere Auftraggeber:innen in das neue System integriert. Für die Zukunft ist außerdem der Einsatz von SmartStash in der unternehmenseigenen Akademie zur Aus- und Weiterbildung der Mitarbeitenden geplant.
